Пресс-конференции
Начнем с пресс-конференций. Почему именно с них? А вот так мне захотелось!
Во-первых, проведение конференций всегда связано с большими затратами, поэтому возникает вопрос: а так ли необходимо ее провести? Во-вторых, такое мероприятие несомненно приносит свои плоды, а если удается фуршет, то удается большинство статей о вашей компании, и причем в вашу пользу. На мой взгляд, регулярное проведение пресс-конференций может позволить себе далеко не каждая компания. Но и тем, кто все же решился ее провести, следует придерживаться 15-ти правил:
1.Продумайте день проведения конференции. В понедельник не рекомендуется устраивать подобное мероприятие, так как считается, что журналисты не пришли в я после выходных дней. Хотя, если принять во внимание то, что два дня выпадают ввиду информационной ненасыщенности, можно использовать и понедельник. Лучшими днями являются вторник, среда и четверг. Пятница плоха тем, что ваша информация может затеряться в субботу и воскресенье.
2.Продумайте время проведения конференции. Если вы хотите, чтобы материал был опубликован в утренних газетах, пресс-конференцию следует проводить с 10:30 до 12:30. Лучшими часами для проведения пресс-конференции считают с 11:00 до 11:30 и в послеобеденное время с 14:30 до 16:00.
3.Оповестите СМИ о будущей пресс-конференции за неделю, второй раз - за два дня.
4.За день до проведения уточните, будут ли присутствовать приглашенные представители печатных изданий, радио и телевидения на вашей конференции.
5.Оснастите помещение необходимой аппаратурой, и примерно за час до начала проверьте ее исправность.
6.Разместите указатели возле входа в здание (можно и раньше), чтобы легко можно было найти зал для проведения конференции.
7.На столе, за которым будут сидеть участники конференции, установите таблички с данными об участниках (фамилия и должность).
8.Отведите 5 минут в самом начале конференции для того, чтобы подтянулись опоздавшие
9.Обсудите регламент проведения конференции с журналистами (например, один журналист имеет право задать только один вопрос), период времени, в течение которого можно задавать вопросы. Не проводите пресс-конференцию больше часа (затянутая конференция утомит всех присутствующих).
10.Заготовьте примерные ответы на возможные каверзные вопросы. В случае, если вы не учли какой-либо нюанс, а дотошный журналист все же спросит именно о нем, не стоит говорить слова «нет», «неважно», «я не знаю». Поблагодарите за вопрос, и, если вы не знаете на него ответ, пообещайте выяснить информацию.
11.Не стесняйтесь пользоваться заготовленными материалами (при нахлынувшем волнении есть шанс попасть впросак).
12.Старайтесь не волноваться. Будьте уверены в своих силах.
13.Позаботьтесь о том, чтобы на столах обязательно стояли бутылочки с водой.
14.Продумайте время и место для фуршета. Если вы не хотите, чтобы на нем присутствовали журналисты вместе с гостями, то ненавязчиво их разделите. Например,
предупредите гостей в их пригласительных билетах, что фуршет для них начинается в 16:00, в то время как журналисты задают вопросы до 17:00.
15.Если ваша пресс-конференция созывается экстренно, некоторые огрехи в подготовке могут быть простительны, но все же постарайтесь как можно лучше к ней подготовиться.
Этот список необходимо набрать (не полениться!) и держать на самом видном месте. А во время проведения мероприятия последовательно по каждому из пунктов проверять себя несколько раз.