Планирование и организация мероприятия

Умная задумка и творческий подход могут принести вашему мероприятию успех, а вот неграмотная организа­ция - погубить. При планировании мероприятия нужно учесть множество деталей, поэтому выберите в своей ко­манде человека, известного своим вниманием к деталям.

    Определите количество посетителей, место, точную дату и время проведения мероприятия с самого начала. Многое будет зависеть от сезона, погоды, времени дня, дня недели.

    Посетите место проведения мероприятия как можно раньше, как до, так и после творческой стадии планирования. Привезите на место свою команду и проведите "мозговой штурм" на месте будущего события.

    Мысленно   пройдите   все   этапы   мероприятия от начала до конца. Зафиксируйте на бумаге каждый из основных этапов и задачи, которые он признан решить. Разработайте контрольный график по вре­мени; назначьте ответственного за каждый из этапов. Укажите, когда каждое из заданий должно быть вы полнено и кем. Перепроверьте сроки поставок по всему, что было заказано. Учтите возможные задержки; они случаются чаще, чем хотелось бы.

    Регулярно выходите на связь с поставщиками, участниками и добровольцами, чтобы быть уверенными, что в их планах не произошло изменений. Постоянное общение с ними уменьшает вероятность того, что на каком-то этапе они передумают и откажутся от участия. Если это все-таки произойдет, вы будем знать об этом заранее, и у вас будет время, чтобы найти замену.

    Мысленно представьте себе мероприятие. Нужны ли вам звук, освещение, декорирование, плакаты, тенты, сцена, место для оркестра, обогреватели, кондиционеры, развлечения, музыка, туалеты, места для переодевания, вода, охрана, еда, напитки, кладовая, раздевалка?

    Набросайте план-схему мероприятия. Убедитесь, что всем хватает места. Обновляйте планировку по мере необходимости.

    Не забудьте обо всех деталях, какими бы несущественными некоторые из них ни казались. Успех или неудача мероприятия зависит от его грамотной орга­низации и внимания к деталям. Если все тщательно подготовлено и все безупречно, ваше мероприятие, скорее всего, пройдет с успехом.

    Все записывайте. Составляйте детальные списки - для самоконтроля. Проходите по ним снова и снова. Чем чаще вы будете их просматривать, тем большее количество деталей учтете.

    Разработайте порядок дня или график самого меро­приятия. Время должно быть четко расписано, во многих случаях - по секундах. Проведите несколько репетиций, пока график не станет идеальным.

    На организационной встрече непосредственно перед началом мероприятия раздайте всем сотрудникам и участникам набор информационных материалов. Он должен включать все пресс-релизы, касающиеся мероприятия, его общую характеристи­ку, порядок дня или расписание, информацию о том, кто за что отвечает, схему или карту мероприя­тия, график перерывов для сотрудников, местонахо­ждение уборных, места, где можно попить и переку­сить. Раздайте на такой встрече униформу, если это предусмотрено сценарием мероприятия.

 
Несколько слов о выборе момента. Можно спросить: "Как можно быть уверенным в том, что мероприятие не будет сорвано ураганом, обрушив­шимся на город, или скандалом, который станет объектом внимания всех газет?" Ответ таков: уве­ренным нельзя быть ни в чем. Непредвиденные события происходят постоянно, и с этим ничего не поделаешь. Именно это обстоятельство вносит в проведение мероприятий элемент риска.

Например, мы потратили много времени и усилий на планирование мероприятия для Earth Grains, клиента, вы­водившего на калифорнийский рынок новый вид хлеба. Съемочные группы всех трех крупных местных телекана­лов уже были в пути к нам, когда сумасшедший снайпер начал стрелять по людям с крыши дома за десять кварта­лов от места проведения нашего мероприятия. Съемочные группы развернулись и поехали все это снимать, из-за чего в тот вечер мы не попали на экраны телевизоров.

Я люблю просить клиентов, желающих провести то или иное мероприятие, назвать на свой выбор крупное событие - вооруженный конфликт, авиакатастрофу, политический скандал - и всегда могу рассказать об одном из наших мероприятий, которое было поставлено этими событиями под угрозу. Всегда есть элемент риска и на него нужно идти.