СОТРУДНИЧЕСТВО С КОНСУЛЬТАНТАМИ
Выбрав консалтинговое агентство, сделайте все возможное, чтобы оно принесло вам максимальную пользу. Если хотите, чтобы сотрудничество было плодотворным, вы должны предоставить агентству четкие указания, регламентирующие, что можно и чего нельзя
Обязательным является проведение регулярных встреч. Держите консультантов в курсе ваших дел и узнавайте, что им удалось для вас сделать к той или иной дате. Большинство из них после каждой встречи будут предоставлять вам отчет о принятых решениях. Подобно протоколу, он излагается в форме, регламентирующей, что нужно сделать и кто несет за это ответственность.
ПРИМЕР ИЗ ЖИЗНИ
Крупная розничная организация, нуждавшаяся в услугах в области PR, была приглашена в офис одного из консалтинговых агентств, которое желало заключить столь выгодную сделку. Но служащая приемной в течение нескольких минут игнорировала директоров компании, болтая по телефону с подругой. После этого посетителям пришлось подождать еще полчаса, пока к ним пришли консультанты. В конце концов когда рассерженные директора были готовы уехать консультанты пригласили их пройти в комнату для совещаний. «Мы решили отнестись к вам так же, как вы обращаетесь с вашими покупателями — сказал один из РR-консультантов — Воспользуйтесь нашими услугами, и мы поможем вам улучшить культуру обслуживания и исправить негативный имидж». Как это ни удивительно, но PR-агентство получило контракт! Настоящие профессионалы по связям с общественностью помогут вам взглянуть на вещи глазами ваших клиентов.
Если вы заключаете долговременный контракт с консультантом, организуйте встречу с ним через шесть месяцев специально для того, чтобы оценить проделанную работу и убедиться, что вас устраивают результаты и все идет в соответствии с планом. Многие консультанты расценивают такие встречи как нечто само собой разумеющееся и могут даже попросить вас заполнить специальную анкету, с помощью которой узнают о степени вашей удовлетворенности на данном этапе. Но если ваш консультант этого не делает, почему бы не предоставить ему такую возможность?
Никогда не заключайте контракт с агентством сроком более чем на один год и позаботьтесь о том, чтобы у вас была возможность в любой момент расторгнуть соглашение, уведомив о своем решении. Помните, что сфера паблик рилейшнз — это рынок продавцов, поэтому вы без труда найдете других консультантов, готовых предложить свои услуги. Так что не стоит затягивать сотрудничество с агентством, которое не приносит вам пользы. Обсуждайте с консультантами имеющиеся проблемы, и если решить их не представляется возможным, откажитесь от их услуг.
Когда вы найдете организацию, которая вас устраивает, имеет смысл остановить на ней свой выбор. Чем дольше вы сотрудничаете с консультантом, тем больше он знает о вас и лучше понимает ваш бизнес. Но есть опасность, что он слишком возгордится и возомнит о себе невесть что, поэтому каждые три года заставляйте его принимать участие в конкурсе, победа в котором означает продолжение сотрудничества с вами. Многие компании и общественные организации практикуют подобный подход, чтобы консультанты, на них работающие, не теряли формы, и чтобы удостовериться в правильности своего выбора.
Хотя ваш консультант в большей степени поставщик услуг, а не работник по найму, помните, что его нужно информировать о ваших планах так же, как и любого из ваших сотрудников. Рассказывайте консультанту, в какое время ваш офис будет закрыт в связи с предстоящими праздниками, сообщайте о назначении нового директора или ведущего сотрудника, о ваших грандиозных планах или о привлечении ценного клиента и включении его в постоянный список для рассылок. Если хотите, чтобы консультант принес вам максимальную пользу, держите его в курсе всех ваших дел. Вряд ли он сможет предложить вам нечто стоящее, если не осведомлен о ваших планах. Но и консультанты, в свою очередь, тоже должны предоставлять вам информацию, особенно в вопросах, касающихся вашего бюджета. Если вы выделили определенное количество денег на паблик рилейшнз, попросите консультанта сообщить вам, когда будет потрачена половина суммы, и после информировать вас о том, сколько денег осталось. В случае если ваша просьба не будет выполнена, вы можете неожиданно для себя обнаружить, что ваш бюджет уже закончился, а вы еще только на половине пути к целям, которые должны были быть реализованы вами в течение года.