ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ
Услуги внештатных PR-консультантов дешевле, чем услуги, предоставляемые агентством. Сотрудничество с внештатными специалистами не влечет столь высоких накладных расходов, кроме того, у них гибкий график работы. Отрицательным аспектом является то, что они не
Однако некоторые внештатники имеют компаньонов, что является огромным преимуществом.
Как должен выглядеть бриф для PR-консультанта? Посмотрите на пример 23 и почерпните идеи, которыми можете воспользоваться при составлении вашего экземпляра.
Выбрав потенциальных консультантов (ваш список в этом случае называется «список поставщиков услуг») и предоставив им бриф, установите срок, не позднее которого они должны будут подготовить презентацию, отражающую способ выполнения вашей задачи, и идеи поданному вопросу. Консультантам следует представить соответствующий документ, в котором изложен их подход к решению проблемы и подробно расписаны расходы. Либо вы можете сами посетить их компанию; и хотя это требует затрат времени, вы получите более полное представление о тех, с кем имеете дело. Вы не обязаны платить за презентацию, которую фирма проводит с целью получить заказ, и скорее всего от вас этого и не ожидают. Тем не менее, PR-специалисты ведут дискуссии по поводу того, стоит ли взимать плату за презентации. Обсуждение данной проблемы продолжается уже в течение нескольких лет, но к однозначному решению, по-видимому, так и не придут. (Например, консалтинговые PR-агентства в Ирландии заставят вас заплатить. Члены Ирландской ассоциации PR-консультантов, представляющие 90% фирм в данной сфере деятельности, считают, что до заключения сделки им обязаны оплатить «творческие предложения». Но если вы договорились с ними о сотрудничестве, то денег за презентацию возможностей фирмы с вас не возьмут.)
Посмотрев презентации, вы можете принять решение о том, чьими услугами стоит воспользоваться, или сократить ваш список и потребовать, чтобы оставшиеся консультанты доработали свои идеи и представили вам на рассмотрение еще раз. В это время вы сможете обдумать все поступившие предложения и задать любые вопросы, которые вас беспокоят. Если никто из консультантов не удовлетворяет вашим требованиям, составьте новый список и начните выбор заново.
При оценке потенциальных консультантов, задавайте самому себе следующие вопросы.
Есть ли в документах, предоставленных участниками тендера, решение проблем, изложенных в брифе?
Уверенно ли они провели презентацию?
Были ли предложены интересные идеи?
Понимают ли консультанты, какова наша основная идея? Хорошо ли они отвечают на вопросы?
Чувствую ли я после всего увиденного уверенность в них?
Вы должны не только рассказать консультантам о себе, но и выяснить некоторые сведения о них. Для этого узнайте:
есть ли у них опыт работы с компаниями, подобными вашей. Выясните имена заказчиков и подробности совместной деятельности. Не бойтесь наводить справки и пользоваться полученной информацией;
какими знаниями они располагают о вашей сфере бизнеса и насколько глубоко понимают суть дела. Если ни один из консультантов не осведомлен в достаточной степени о вашей отрасли, спросите, как они собираются расширить свои познания;
кто из сотрудников будет с вами работать. Попросите ознакомить вас с их биографией, чтобы составить мнение об их опыте работы. (Понятное дело, что представлять вашу организацию и выполнять ежедневную рутинную работу должны разные люди.);
сколько у них работников;
как долго они осуществляют свою деятельность; каким клиентам, помимо вас, предоставляют услуги;
являются консультанты, которые будут на вас работать, членами Института Паблик Рилейшнз (IPR)? Как давно?
какие методы для оценки выполненной работы будут ими использоваться;
есть ли у консалтингового агентства какие-нибудь награды, например, Шпага Отличия IPR.
Пусть вас не слишком впечатляет, если фирма, в которую вы обратились, является членом Ассоциации консалтинговых агентств по связям с общественностью. Данная организация представляет интересы только тех, кто является ее членом.
Принимая решение о том, к какому консалтинговому агентству обратиться, следует остановить свой выбор на профессиональной организации, которой вы могли бы доверять. Но при этом не стоит забывать и о ценовом факторе. Так, когда вам сообщат расценки на услуги, задайте следующие вопросы. Включает ли указанная цена НДС?
Сколько стоят услуги фотокопирования, бумага, отправка сообщений по факсу и т. п.? По какой цене они вам обойдутся — по себестоимости? (Некоторые консалтинговые агентства могут потребовать с вас огромную сумму за канцелярские принадлежности, поэтому будьте внимательны, чтобы вас не ободрали как липку.)
Устанавливаете ли вы надбавку к цене за услуги по распечатке и дизайну, выполняемые другими организациями? Если да, то на какие именно услуги? (Большинство PR-агентств, которые обращаются к дизайнеру, типографу или фотографу для выполнения работ для вас, прибавят к предъявляемому вам счету сумму, составляющую до 17% от стоимости услуг. Если ваше агентство практикует установление подобных наценок, обратитесь к типографам и т. п. сами, без посредников. Это позволит вам сэкономить деньги и сохранить PR-бюджет для последующих мероприятий.)
Какие расценки установлены вами за час работы? (Некоторые консалтинговые агентства взимают плату за час или лень работы, другие требуют фиксированный гонорар. Последний представляет собой сумму, выплачиваемую ежемесячно, вне зависимости оттого, делает ли консультант что-нибудь для вас или нет.)
Требуете ли вы оплаты времени, потраченного на поездки? Каким образом вы будете отчитываться о потраченных вами суммах? Предоставите ли вы нам счета с детальным перечислением статей затрат и акты учета времени?
Большинство консалтинговых агентств спросят о размере выделенных вами бюджетных средств на PR-мероприятия, и вам нужно будет подумать над этим вопросом. Вы должны решить, стоит ли сообщать подобную информацию потенциальному консультанту. В любом случае вы должны хотя бы намекнуть о приблизительной сумме, которой вы располагаете, чтобы он мог на нее ориентироваться, предлагая вам свои идеи.