ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО СОВЕЩАНИЯ
Если вы приглашаете для выступления человека со стороны или просто хотите, чтобы ваш партнер или директор сказали пару слов, составьте пояснительную записку, в которой указывается:
• почему вы проводите мероприятие и каких целей хотите достичь;
• кто войдет в число участников;
• что вы ожидаете от выступающих с речью (к примеру, остроумное сообщение продолжительностью не более восьми минут, которое «разогреет» аудиторию);
• что следует ожидать выступающему (возможно, возникнет необходимость воспользоваться микрофоном, чтобы охватить аудиторию из 200 человек, или потребуется говорить с кафедры, находящейся на возвышении);
• кто войдет в число слушателей.
Помимо этого, сообщите следующее:
• содержание программы мероприятия или расписание;
• указание, когда следует приехать и к кому обратиться;
• некоторые сведения практического назначения (о месте парковки, предоставлении ужина и т. п.);
• если выступающий незнаком с вашей компанией, включите в записку необходимые справочные данные.
Не получив от вас подробной записки с пояснениями, выступающие не будут знать, чего следует ожидать. У них стожится неблагоприятное впечатление о вашей компании и ее организационных способностях, а также о вас как о руководителе. Только в случае, ест вы предоставите выступающему всю необходимую информацию, он сможет произвести благоприятное впечатление на аудиторию, а ваше мероприятие надолго запомнится.