ВЕДЕНИЕ УЧЕТА

Если для вашей компании освещение в средствах массовой информации имеет особое значение, то вполне вероятно, что вам захочется узнать, что говорят о вашем бизнесе и кто именно. Вы пожелаете выяснить, использу­ются ли отправленные вами релизы или нет, а

также являются ли репортажи о вашей деятельности положительными и выгодными для компании.

Ведите подробные учетные записи, храните копии ваших релизов и со­ставьте список адресатов, которым были отправлены информационные со­общения. Это значительно облегчит оценку эффективности освещения ва­шей деятельности в прессе, и вы сможете узнать, какие газеты, и в частности репортеры, интересуются вашей работой.

Учетный лист рассылки

УЧЕТНЫЙ ЛИСТ РАССЫЛКИ РЕЛИЗОВ
Название релиза:.....................................................
Дата написания;......................................................
Вид отправки:
Почта (1-м / 2-м классом).........................................
Факс..............................................................
Курьерская служба.................................................
E-mail..............................................................
Адресат;.............................................................

Подготовьте специальные бланки для запросов, получаемых вами от СМИ, в которых будете отмечать любые контакты с репортерами. Храните запросы в папке, где они будут закреплены кольцами — это будет журнал вашей работы со СМИ. Заполняя бланки каждый раз при контакте с представителями средств массовой информации, вы сможете:

удостовериться, что все запросы, получаемые от СМИ, подробно реги­стрируются;

убедиться, что ни один запрос не остается без внимания;

быть уверенным, что содержание вашего ответа на запрос фиксирует­ся. В случае если некоторые из ваших высказываний будут искажены, вы сможете сделать опровержение на основе письменного подтверж­дения ваших слов;

воссоздать картину заинтересованности СМИ в деятельности вашей компании.

Бланки запросов отдайте работникам, которые отвечают на звонки пред­ставителей СМИ.

ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ

Заведите журнал, в который будете вклеивать вырезки из газет, где написано о вашем бизнесе, с указанием даты публикации и названия издания. Иногда очень приятно взглянуть на старые заметки в прессе. Журнал будет представлять в некотором смысле историю компании, а новые работники смогут узнать полез­ные сведения о вашем бизнесе. В приемной положите копию журнала, чтобы посетители могли с ним ознакомиться.