ВЕДЕНИЕ УЧЕТА
Если для вашей компании освещение в средствах массовой информации имеет особое значение, то вполне вероятно, что вам захочется узнать, что говорят о вашем бизнесе и кто именно. Вы пожелаете выяснить, используются ли отправленные вами релизы или нет, а
Ведите подробные учетные записи, храните копии ваших релизов и составьте список адресатов, которым были отправлены информационные сообщения. Это значительно облегчит оценку эффективности освещения вашей деятельности в прессе, и вы сможете узнать, какие газеты, и в частности репортеры, интересуются вашей работой.
Учетный лист рассылки
УЧЕТНЫЙ ЛИСТ РАССЫЛКИ РЕЛИЗОВ
Название релиза:.....................................................
Дата написания;......................................................
Вид отправки:
Почта (1-м / 2-м классом).........................................
Факс..............................................................
Курьерская служба.................................................
E-mail..............................................................
Адресат;.............................................................
Подготовьте специальные бланки для запросов, получаемых вами от СМИ, в которых будете отмечать любые контакты с репортерами. Храните запросы в папке, где они будут закреплены кольцами — это будет журнал вашей работы со СМИ. Заполняя бланки каждый раз при контакте с представителями средств массовой информации, вы сможете:
удостовериться, что все запросы, получаемые от СМИ, подробно регистрируются;
убедиться, что ни один запрос не остается без внимания;
быть уверенным, что содержание вашего ответа на запрос фиксируется. В случае если некоторые из ваших высказываний будут искажены, вы сможете сделать опровержение на основе письменного подтверждения ваших слов;
воссоздать картину заинтересованности СМИ в деятельности вашей компании.
Бланки запросов отдайте работникам, которые отвечают на звонки представителей СМИ.
ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ
Заведите журнал, в который будете вклеивать вырезки из газет, где написано о вашем бизнесе, с указанием даты публикации и названия издания. Иногда очень приятно взглянуть на старые заметки в прессе. Журнал будет представлять в некотором смысле историю компании, а новые работники смогут узнать полезные сведения о вашем бизнесе. В приемной положите копию журнала, чтобы посетители могли с ним ознакомиться.